Hướng dẫn sử dụng email

Nhiều người đi làm rồi khi giao tiếp qua emaail vẫn mắc phải những lỗi không đáng có. Hướng dẫn vài dòng để mọi người giao tiếp qua email chuẩn chỉ hơn.

1. Check Email
• Cán bộ nhân viên có trách nhiệm check mail thường xuyên (ít nhất 02 lần /ngày) để đảm bảo thông tin liên lạc và xử lý công việc. Việc check mail đầu giờ làm việc buổi sáng là bắt buộc.
• Với các phòng/bộ phận có công việc đặc thù thì việc check mail có thể linh hoạt theo công việc nhưng vẫn phải đảm bảo thông tin liên lạc được thông suốt.
• Với những việc được xác định là quan trọng/cần xử lý gấp, CBNV cần Reply trả lời thông tin.

2. Gửi Email
Tiêu đề email (Subject) phải được viết bằng chữ tiếng Việt ( trừ trường hợp giao tiếp với người nước ngoài bằng tiếng Anh), đảm bảo yếu tố ngắn gọn và phản ánh sát nội dung email.
To, Cc và BCC
• Người nhận email (To): là người trực tiếp tiếp nhận và có trách nhiệm xử lý thông tin.
• Người nhận gián tiếp (CC): Là người được biết thông tin về nội dung công việc trao đổi qua email (Cán bộ quản lý trực tiếp của người gửi email, Cán bộ nhân viên liên quan đến công việc trao đổi qua email).
• Người nhận (Bcc): Là người được biết thông tin về công việc trao đổi qua email một cách bí mật mà người gửi không muốn người nhận email biết.
Khi gửi email cho người đang đi làm việc bên ngoài hoặc không có mặt ở văn phòng thì người gửi phải gọi điện nhắc nhở là đã gửi email với những nội dung quan trọng để đảm bảo họ biết việc đó và sẽ check mail.
Reply, Reply all, Forward, New Email
• Những thư cùng xử lý một vấn đề, chọn chế độ trả lời (reply) khi giao dịch để đảm bảo thông tin trong công việc được truyền đạt liền mạch và thông suốt, bao quát hết vấn đề.
• Chế độ trả lời tất cả (reply all) khi vấn đề cần trả lời liên quan đến nhiều người là những người trực tiếp xử lý thông tin.
• Tùy từng trường hợp, có thể chuyển tiếp (forward) thư khi giao dịch với người khác để làm bằng chứng nhưng hết sức cẩn trọng trong việc bảo mật thông tin, chỉ forward những thông tin cần thiết cho người cần biết thông tin.
• Khi xử lý một việc khác, cần viết một Email mới, tuyệt đối không reply một Email cũ cho một vấn đề mới (như vậy sẽ khó kiểm soát thông tin)
Gửi file đính kèm
• Nếu CBNV gửi mail có File đính kèm thì tên file đính kèm phải được đặt bằng chữ không dấu (tránh việc đặt tên có dấu hay bị lỗi file)
• Khi gửi email có File đính kèm, phải ghi rõ “ Anh/chị vui lòng xem file đính kèm” để người nhận lưu ý là thư này có file đính kèm.

3. Văn phong gửi Email
• Văn phong sử dụng trong Email phải phù hợp, nghiêm túc, lịch sự, tránh dùng từ địa phương.
• Khi viết Email, tùy từng trường hợp để xưng hô cho phù hợp. Thông thường sử dụng Kính gửi Anh/chị hoặc Dear Mr/Mrs/Ms hay Hi Mr/Mrs/Ms, áp dụng linh hoạt tùy từng văn cảnh cụ thể, tùy từng đối tượng giao tiếp ( cấp bậc, tuổi tác, giới tính). Đặc biệt khi gửi mail cho Ban Lãnh đạo cần dùng từ “ Kính gửi…..”
• Nội dung thư phải ngắn ngọn, rõ ràng, trực tiếp vào vấn đề.

About Trần Tân HR

Chuyên gia quản trị nguồn nhân lực
This entry was posted in Uncategorized. Bookmark the permalink.

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s